Cuando hablamos del trabajo en oficina, es fundamental que los empleados puedan desempeñar su actividad laboral de la manera más confortable posible. Para ello, es imprescindible contar con un entorno adecuado que incluya mobiliario ergonómico, como mesas de oficina, sillas ajustables y archivadores, además de los equipos informáticos necesarios, como ordenadores y pantallas.
Pero, además, el material de oficina desempeña un papel clave en la productividad diaria. Por ejemplo, contar con artículos como bolígrafos y lápices hasta cartuchos de tinta, impresoras y dispositivos auxiliares como altavoces o soportes para pantallas, resulta fundamental para mejorar la eficiencia y la organización en el entorno de trabajo.
Sin embargo, es cierto que adquirir todo este material supone una inversión considerable que no todas las empresas pueden afrontar con facilidad. En un entorno donde la optimización de recursos resulta fundamental, muchas compañías buscan fórmulas para reducir o abaratar los costes, pero, al mismo tiempo, terminan comprometiendo la calidad de los materiales. Por este motivo, para evitar este error, a continuación, con la ayuda de los profesionales de Fasaworld, te vamos a mostrar una serie de consejos para ahorrar en material de oficina sin afectar al rendimiento ni a la comodidad de los trabajadores de tu organización.
¿Por qué es importante ahorrar en material de oficina?
El gasto en material de oficina es, sin lugar a dudas, una parte bastante significativa del presupuesto de muchas empresas. Si bien disponer de productos de calidad puede resultar esencial para mantener unos buenos niveles de productividad, no siempre es necesario optar por las opciones más caras. Según los profesionales de Fasaworld, “existen alternativas de alta calidad que no pertenecen a marcas reconocidas y que nos pueden ayudar a reducir costes sin sacrificar el rendimiento de los empleados en cualquier oficina”.
En este sentido, podemos decir que optar por opciones más económicas y adoptar estrategias de compra más inteligentes puede ayudarnos a mantener un alto nivel de confort en el trabajo sin tener por qué afectar al rendimiento. “No tiene sentido reducir gastos en material esencial si esto repercute negativamente en la productividad de los empleados”, explican los expertos de Fasaworld. Por ello, es importante conocer qué aspectos se pueden optimizar para garantizar una inversión que sea eficiente y equilibrada.
Ten claro lo que necesitas
Uno de los errores más habituales en los que suelen caer muchas empresas es realizar compras de material de oficina sin llevar a cabo una planificación previa. Esto puede llevar a la adquisición de productos innecesarios que terminan quedando olvidados en cajones sin posibilidades de utilizarlos. Para evitarlo, los expertos recomiendan hacer un listado detallado de los materiales que realmente necesitamos emplear para realizar determinadas tareas.
“Planificar con antelación y comprar de acuerdo con las necesidades reales de la oficina permite evitar gastos innecesarios”, afirman desde Fasaworld. “Elementos como ordenadores, pantallas, teclados, impresoras, cartuchos de tinta, bolígrafos, archivadores, papel, memorias USB o soportes para pantallas deben adquirirse en función de los recursos humanos disponibles y del funcionamiento diario de la empresa” añaden. Es decir: no conviene adquirir productos que no sabemos a ciencia cierta si vamos a utilizar.
Además, también creemos que es necesario evaluar la posibilidad de utilizar productos consumibles compatibles de calidad, como cartuchos de tinta y tóner alternativos. “Hoy en día, existen opciones compatibles que ofrecen un rendimiento igual o superior al de las marcas oficiales, a un precio mucho más asequible”, destacan los especialistas del sector. No por gastar más dinero en material de oficina, estamos necesariamente adquiriendo artículos de mayor calidad.
Compra en grandes cantidades
En muchas empresas, es bastante común ir comprando material de oficina en pequeñas cantidades para reducir la inversión inicial. Sin embargo, esta práctica puede resultar más cara a largo plazo. Adquirir productos en grandes volúmenes, como cajas de clips, bolígrafos, folios, sobres o pilas, suele permitir acceder a precios más competitivos.
“Cuanto mayor sea la cantidad de productos que adquirimos, menor será el precio unitario”, explican los expertos de Fasaworld. “Por eso, en productos de uso recurrente, es recomendable hacer pedidos más grandes, siempre teniendo en cuenta la capacidad de almacenamiento disponible que tenemos en la oficina”.
Mantén el orden en la oficina
Mantener una oficina bien organizada no únicamente nos ayuda a mejorar la eficiencia en el puesto de trabajo, sino que también es una excelente estrategia que nos puede ayudar a evitar realizar compras innecesarias. Ten en cuenta que una mala organización del espacio puede llevarnos a perder productos y tener que comprarlos de nuevo, lo cual se deriva en un aumento del gasto sin motivo.
“Cuando tenemos todo el material bien almacenado y clasificado, aprovechamos mejor los materiales y evitamos tener productos repetidos”, indican desde Fasaworld. Implementar una organización estructurada de los archivos, y espacios de almacenamiento pensados para cada tipo de material puede marcar una importante diferencia cuando hablamos en relación con la eficiencia y ahorro en espacios como oficinas.
Haz más eficientes tus impresiones
Sin lugar a dudas, los cartuchos de tinta y tóner representan uno de los mayores gastos en una oficina, especialmente cuando necesitamos utilizar impresoras de forma habitual. Sin embargo, debemos recordar que existen algunas estrategias que nos pueden ayudar a optimizar su rendimiento y reducir su coste.
“Imprimir en modo borrador para documentos internos o activar el ahorro de tinta puede reducir hasta un 15% el consumo de cada cartucho”, comentan los especialistas de Fasaworld. Entre otras de las medidas más efectivas, podemos mencionar el hecho de imprimir en escala de grises en aquellos momentos en los que no necesitemos imprimir a color, evitar el uso de letras en negrita de forma innecesaria y seleccionar fuentes tipográficas que consuman menos tinta.
Asimismo, podemos decir que en fasaworld.com podrás encontrar una amplia variedad de cartuchos de tinta y tóner compatibles, que permiten ahorrar sin perder calidad de impresión. “Muchas empresas desconocen que los consumibles compatibles actuales ofrecen un rendimiento excelente a precios mucho más asequibles que los originales”, destacan desde esta compañía.
Adquiere material de oficina en tiendas online
Una de las estrategias más efectivas que nos pueden ayudar a ahorrar en material de oficina sin perder calidad es realizar las compras en tiendas online especializadas. Frente a los establecimientos físicos, las plataformas digitales suelen ofrecer mejores precios y una mayor variedad de productos.
“Comprar material de oficina en una tienda online permite acceder a descuentos y promociones que no suelen estar disponibles en tiendas tradicionales”, explican los expertos de Fasaworld. Además, la posibilidad de comparar precios y características permite facilitar la toma de decisiones y nos ayuda a elegir las opciones más económicas.
En este sentido, podemos decir que en Fasaworld puedes encontrar un extenso catálogo de material de oficina que abarca desde papelería y mobiliario hasta consumibles informáticos y accesorios de organización. “Nuestro objetivo es ofrecer soluciones asequibles sin comprometer la calidad de los productos que vendemos, lo cual nos permite adaptarnos a las necesidades de empresas de todos los tamaños”, concluyen desde esta compañía. Puedes descubrir más sobre la mejor tienda online de material de oficina barato en Todo-Oficina.
En definitiva. No cabe ninguna duda de que optimizar el gasto en material de oficina no debe ser sinónimo de sacrificar la calidad. Si aplicas todas las estrategias que te hemos mencionado, como, por ejemplo, planificar las compras, adquirir productos en grandes volúmenes, utilizar los consumibles de forma eficiente y elegir los proveedores online, estamos seguros de que podrás reducir los costes sin tener que afectar a los niveles de productividad ni de confort de tus empleados.
